Gestionar una vidriería no es solo cotizar. Es coordinar clientes, taller, instalación y cobros sin que se caiga ninguna pieza. Esta guía describe el flujo que usan vidrierías ordenadas en Costa Rica y Latinoamérica.
- Centralizá clientes y proformas en una sola base, nunca en Excel suelto.
- Convertí cada proforma aprobada en orden de trabajo con estado visible.
- Separá producción, instalación y cobros — son tres flujos distintos.
- Medí semana a semana: proformas, conversión, ventas y cartera vencida.
Base de clientes y catálogo
Toda vidriería profesional arranca por dos cosas: una base de clientes única y un catálogo cargado. Sin eso, cada cotización se hace desde cero y cada cliente se olvida.
- Cliente con contacto, dirección y tipo de obra.
- Catálogo de vidrios, perfiles y mano de obra con precio actualizado.
- Histórico completo: qué cotizó, qué aprobó, cuánto debe.
Roles y permisos
El dueño ve todo. El vendedor solo lo suyo. Esa separación evita que dos personas coticen al mismo cliente, da control de comisiones reales y permite delegar sin perder visibilidad.
De proforma a orden de trabajo
La proforma aprobada nunca debe quedar “suelta en WhatsApp”. Se convierte automáticamente en orden con estados visibles: producción → instalación → entrega. Cada cambio de estado queda registrado con fecha y responsable.
El equipo de taller ve qué hay que cortar hoy. El instalador ve qué entregar mañana. Y el dueño ve todo en un panel.
Control de pagos y cartera
Pedí anticipo del 40-50 % para liberar producción y el saldo contra entrega. Registrá cada abono y dejá que el sistema recuerde los saldos vencidos. La cartera vencida es la principal causa de quiebra en vidrierías chicas — no por falta de venta, sino por falta de cobro.
Reportes y decisiones
Cuatro números a mirar semana a semana:
- Proformas enviadas vs aprobadas (conversión).
- Ventas reales del mes y comparativo mes anterior.
- Margen por tipo de trabajo (ventanas, mamparas, fachadas).
- Cartera vencida y antigüedad de saldos.
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